Cowork와 플러그인

부서별 담당으로 만들기

같은 AI에게 일하는 방식을 갖게 한다. 오늘 이야기는 파고들면 이것뿐입니다.

지금 AI를 업무에 쓰는 사람들 대부분은 매번 맨 처음부터 부탁합니다. “이 자료를 정리해 줘” “이 문장을 고쳐 줘”. 부탁하는 방식은 사람마다 제각각이고, 잘하는 사람과 그렇지 않은 사람의 차이가 그대로 결과물의 차이가 됩니다. 같은 부서라도 옆자리 사람이 어떻게 부탁하는지는 알 수 없습니다. 잘 통했던 부탁 방식이 그 사람 손에만 머물러 있게 됩니다. 이것이 가장 아까운 부분입니다.

그래서 부서마다 정해진 틀로 부탁할 수 있게 합니다. 새로 들어온 사람에게 일을 넘길 때, 말로만 죽 설명하지 않고 인수인계서와 도구함을 건네주지요. 그 건네주는 방식을 AI에게 하는 것입니다. 그렇게 생각해 주세요.

새로 외울 말은 이거 하나

플러그인은 업무 방식의 한 세트

• 새로 들어온 사람에게 인수인계서와 도구함을 한꺼번에 건네주는, 그런 느낌에 가깝습니다.
• 인사라면 인사의, 금융이라면 금융의 진행 방식이 처음부터 안에 들어 있습니다.
• 바꿔 넣기만 하면 같은 AI가 그대로 다른 부서의 담당이 됩니다.

여기서 흔한 오해가 “부서 수만큼 AI를 다시 사야 하나”라는 것입니다. 그렇지 않습니다. AI는 하나 그대로입니다. 안에 넣는 업무 방식만 바꿔 끼웁니다. 도와주러 온 사람에게 오늘은 인사 인수인계서를, 내일은 경리 인수인계서를 건넨다. 그것과 똑같은 일을 하고 있을 뿐이라고 생각해 주세요.

그리고 “한 세트”라는 말이 중요합니다. 부탁하는 방식의 본보기만도 아니고, 도구만도 아닙니다. 정해진 순서, 참고할 자료가 있는 자리, 연결할 상대. 그것이 하나로 묶여서 건네집니다. 그래서 받는 쪽은 무엇부터 손대야 할지 고민하지 않아도 됩니다.

이미 갖춰진 틀의 예

고맙게도 자주 쓰이는 직종의 틀은 처음부터 준비되어 있습니다. 맨손으로 궁리하기 전에, 먼저 여기를 봐 주세요. 대표적인 것 네 가지를 들어 봅니다.

인사: 채용 문서부터 평가까지

합격 통지문, 입사 후 첫 한 달 계획, 평가 초안까지 도와줍니다. 해마다 거의 같은 형태로 쓰는데도 해마다 처음부터 새로 쓰는 문서가 인사에는 참 많습니다. 그 부분이 통째로 대상이 됩니다.

디자인: 점검과 문구 초안

확인해야 할 관점을 정리하고, 화면에 넣을 짧은 문구의 안을 만듭니다. “빠뜨린 게 없는지 확인하는 표를 매번 머릿속에서 만들고 있다”라는 사람에게 알맞습니다.

사업 운영: 업무 절차서와 거래처 비교

일하는 방식을 문서로 남기고, 거래처 평가나 변경 요청 관리를 돕습니다. 머릿속에만 있는 절차를 밖으로 꺼내는 작업이라고 생각해 주세요.

금융: 조사부터 자료 만들기까지

시장과 경쟁사를 조사하고, 숫자를 정리하고, 발표 자료 초안까지 진행합니다. 조사하고, 정리하고, 보여 준다. 이 세 가지가 하나로 이어지는 것이 특징입니다.

틀은 고르기 전에 속을 볼 수 있다

“써 보지 않으면 알 수 없다”라면 곤란하지요. 마음을 놓아도 되는 점은, 고르기 전에 속을 열어서 확인할 수 있다는 것입니다. 인사 틀이라면 인사 틀 페이지를 열면, 무엇을 해 주는 것인지가 죽 나열되어 있습니다.

볼 때 판단하는 방법은 하나면 충분합니다. 거기에 적힌 일 중에서 내가 이번 달에 한 일이 몇 개나 있는가. 세 개 이상 겹친다면 우선 넣어 볼 만합니다. 하나도 없다면 그 틀은 당신 부서의 것이 아닙니다. 다음 것을 봅시다.

만들어서 회사 전체에 나눠 주기

준비된 틀 중에 내 직종이 없는 경우도 있습니다. 있어도 우리 회사 방식과는 조금 다른 경우도 있습니다. 그럴 때는 직접 만들어서, 우리 회사만의 보관 자리에 올려 두고 건넵니다.

틀을 준비하는 순서

순서는 이 세 가지입니다. 여기서 벗어날 필요는 없습니다.

첫째: 비슷한 본보기를 고른다. 자기 직종에 가까운 본보기를 고릅니다. 맨손으로 만들 수도 있습니다. 다만 처음인 사람에게는 권하지 않습니다. 비슷한 것을 바탕으로 삼아 고치는 쪽이 훨씬 빨리 완성됩니다.

둘째: 질문에 답한다. Claude(대화하면서 일을 도와주는 AI)가 차례로 물어보니, 우리 회사 방식을 답해 나가기만 하면 됩니다. 문장을 어떻게 쓸지 고민할 필요는 없습니다. 면담에서 받은 질문에 답하는 느낌에 가깝습니다.

셋째: 보관 자리에 올린다. 완성된 틀을 우리 회사만의 보관 자리에 올려서, 모두가 가져갈 수 있게 합니다. 여기까지 해야 비로소 “나눠 줬다”가 됩니다. 내 손안에 만들어 놓고 끝내지 마세요.

걸려 넘어지기 쉬운 곳은 둘째입니다. 질문에 답할 때 그럴듯한 겉치레를 적는 사람이 있습니다. 실제로는 하지 않는 절차를 적으면 그대로 움직여 버려서, 나중에 고치는 수고가 늘어납니다. 지금의 방식을 있는 그대로 답해 주세요. 이상적인 절차로 다듬는 일은 움직이기 시작한 뒤에 해도 늦지 않습니다.

나눠 주는 쪽이 정할 수 있는 것

회사 차원에서 갖추는 쪽, 즉 나눠 주는 입장에 있는 사람이 정할 수 있는 것은 네 가지입니다.

우리 회사만의 보관 자리를 갖는다. 회사 밖으로는 내보내지 않고, 우리 회사 안에서만 틀을 올려 둘 수 있습니다. 우리 회사의 표현이나 거래 진행 방식이 담긴 틀을 밖으로 내보내지 않고 쓸 수 있습니다.

누가 쓸 수 있는지 나눈다. 사람별로 써도 되는 틀을 골라서 건넬 수 있습니다. 인사 평가와 관련된 틀은 전원에게 나눠 주지 않는 식의 구분이 가능합니다.

처음부터 넣어 둔다. 전원에게 자동으로 넣어 둘 수 있어서, 각자가 찾아다니는 수고가 필요 없습니다. 여기가 효과를 냅니다. “보관 자리에서 직접 가져가세요”라고 안내하는 순간, 절반은 가지러 오지 않게 됩니다.

쓴 양과 비용이 보인다. 기록 방식(OpenTelemetry. 쓰인 내역의 기록을 모으기 위한 공통 약속)에 대응해, 누가 얼마나 썼는지 따라갈 수 있습니다.

무엇이 어떻게 달라지나

쓰는 사람 입장에서 달라지는 것은 다음 세 가지입니다.

지금까지는 사람마다 방식이 달랐습니다. 앞으로는 회사 차원에서 틀이 갖춰집니다. 지금까지는 부탁하는 방식을 매번 궁리했습니다. 앞으로는 고르고 채우기만 하면 됩니다. 지금까지는 보관 자리를 찾아 헤맸습니다. 앞으로는 처음부터 들어 있습니다.

이 세 가지는 순서에도 의미가 있습니다. 틀이 갖춰지니까 부탁하는 방식을 궁리하지 않아도 된다. 궁리하지 않아도 되니까 찾아 헤맬 이유도 사라진다. 위에서부터 차례로 해결된다고 생각해 주세요.

쓰는 쪽의 변화

부탁하는 방식은 빈칸을 채우기만 하면 된다

• “보고서를 만든다” 같은 정해진 부탁이 기입 용지 형태로 열립니다.
• 문장 쓰는 법을 외우지 않아도, 필요한 칸을 채우면 움직이기 시작합니다.
• 화면에는 회사 로고나 색을 반영할 수도 있습니다.

여기가 외울 것을 줄이는 가장 큰 요점입니다. 사내 신청서를 떠올려 보세요. 작성법 안내서는 아무도 읽지 않지만, 신청서는 채울 수 있습니다. 칸이 있으니까 채울 수 있는 것입니다. AI에게 부탁하는 방식도 그와 같은 형태로 만들어 버린다, 그런 이야기입니다.

다른 도구와 연결하기

매일 쓰는 도구를 그대로 둔 채 이어서 맡길 수 있게도 되었습니다. 연결할 곳을 커넥터(다른 도구와 연결하는 꽂는 자리)라고 부릅니다. 이름은 외우지 않아도 괜찮습니다. “연결할 상대가 늘었다”라고만 생각해 주세요.

일정과 메일

캘린더, Drive(서류를 두는 자리), Gmail(메일 도구). 날마다 오가는 연락이나 서류와 연결됩니다.

계약과 절차

Docusign이나 LegalZoom(둘 다 계약이나 서면 절차를 진행하는 도구) 같은, 계약 관련 도구와도 연결됩니다.

조사와 숫자

Similarweb이나 FactSet(둘 다 시장이나 기업 정보를 조사하는 도구) 같은, 조사용 도구도 고를 수 있습니다.

연결할 곳은 고르기 전에 목록으로 확인할 수 있습니다. 먼저 봐 주셨으면 하는 것은, 우리 회사가 평소에 쓰는 도구가 그 안에 있는지 여부입니다. 없다면 그 도구에 대해서는 지금까지 하던 대로 해도 문제없습니다. 전부 연결할 필요는 전혀 없으니, 자주 쓰는 하나나 둘부터 시작해 주세요.

표 계산부터 자료 만들기까지

앱을 넘나들며 작업이 이어지게 된 것도 큰 변화입니다. Excel(표 계산 도구)에서는 숫자를 집계하고, 그 내용을 읽어 내는 데까지 도와줍니다. PowerPoint(발표 자료를 만드는 도구)에서는 Excel에서 살펴본 내용을 그대로 이어받아 발표 자료로 정리합니다.

지금까지는 집계한 결과를 스스로 읽어 내고, 스스로 요점을 다시 써서 자료로 옮겼습니다. 그 옮겨 담는 일이 없어진다고 생각해 주세요.

다만 아직 시험 단계입니다. 먼저 공개된 상태이고, Mac과 Windows의 유료 요금제에서 시험해 볼 수 있습니다. 쓰기 시작하려면 표 계산에서 쓰는 추가 기능을 자기 컴퓨터에 넣어야 합니다. 들어가는 페이지가 마련되어 있으니 거기서부터 진행합니다. 이 부분은 설정에 해당하는 작업이라, 사내에서 잘 아는 사람에게 한 번 부탁해 버리는 편이 빠릅니다.

오늘의 정리

내일부터 할 수 있는 일로 추리면 다음과 같습니다.

• 플러그인은 부서별 업무 방식의 한 세트입니다. 우선 이 말만 외워 주세요
• 준비된 틀을 열어서, 내가 이번 달에 한 일과 몇 개나 겹치는지 세어 봅니다
• 본보기를 고르고, 질문에 우리 회사의 지금 방식으로 답하면 우리 부서의 틀을 만들 수 있습니다
• 만든 틀은 우리 회사만의 보관 자리에 올리고, 처음부터 전원에게 넣어 두는 형태로 나눠 줍니다
• 부탁하는 방식은 빈칸을 채우기만 하면 됩니다. 다시 외울 필요는 없습니다. 표 계산 결과는 그대로 자료 만들기로 이어받을 수 있습니다

하나만 고른다면 두 번째입니다. 틀의 속을 열어서 내 일과 겹치는 수를 세어 본다. 이건 5분이면 끝납니다. 거기서 손이 멈추지 않는다면, 나머지는 차례대로 나아가기만 하면 됩니다.

마지막으로

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