Copilot 업무 활용 입문

어디에 있나

먼저 불러낼 수 있게 되는 것. 이것만 넘으면 나머지는 덤 같은 것입니다. 뒤집어 말하면, 많은 분들이 "여는 방법을 모르겠다"는 그 한 가지 때문에 멈춰 있습니다.

일단 열어봅시다

SECTION 01

일단 한 번 물어보고, 돌아오는 문장을 자기 눈으로 봐보기. 이것이 첫걸음입니다. 잘 부탁하는 법을 익히고 나서가 아닙니다. 순서가 거꾸로입니다.

처음 물어볼 내용은 업무와 관계있는 것으로 해주세요. 날씨나 잡담을 물어봐도, 잘 쓸 수 있을지 판단이 서지 않습니다. 예를 들면 "다음 주 부서 회의 안내문을 써줘" "이 표현을 조금 더 부드럽게 해줘". 오늘 가장 번거롭다고 생각하는 글쓰기를 그대로 건네는 것을 추천합니다.

돌아온 문장은 대개 60점 정도의 완성도입니다. 거기서 실망하지 마세요. 60점짜리 초안이 10초 만에 나오는 데 의미가 있습니다. 나머지 40점을 자기가 고친다, 이렇게 쓰는 것이 본래의 모습입니다.

들어 있는 곳은 세 군데

있는 자리

컴퓨터 본체. 컴퓨터를 움직이는 Windows(컴퓨터의 바탕이 되는 구조)에 처음부터 들어 있습니다. 설정 상담도 할 수 있습니다. "소리가 안 나는데 어디를 봐야 하나요" 같은, 지금까지 잘 아는 사람에게 물어보던 것을 그대로 물어볼 수 있습니다.

문서를 만드는 도구. 문서용 Word나 표 계산용 Excel 안에서, 열어놓은 문서를 보면서 도와줍니다. 이게 중요한 부분인데, 지금 화면에 띄워놓은 내용을 이해한 상태로 답해줍니다. 내용을 다시 붙여넣는 수고가 필요 없습니다.

연락하는 도구. 회의용 Teams나 메일용 Outlook 안에서도 똑같이 쓸 수 있습니다. 회의에서 나온 이야기나 도착한 메일을 재료 삼아 움직여 줍니다.

세 군데가 있다, 이것만 알아둬도 헤매는 일이 줄어듭니다. 문서를 고치고 싶은데 본체의 Copilot에게 말을 걸어서 문서 내용을 길게 붙여넣는, 그런 먼 길을 돌아가지 않아도 됩니다.

불러내서 크게 열기

순서

첫째. 키보드 아래쪽 줄의 버튼을 누른다. 새 컴퓨터에는 Copilot을 불러내는 버튼이 달려 있습니다. 보이지 않는 컴퓨터라도 괜찮습니다. 화면 맨 아래 띠에 늘어서 있는 표시 중에서 같은 모양을 찾아 누르면, 같은 곳으로 갈 수 있습니다.

둘째. 화면 오른쪽 끝에 가느다란 창이 나온다. 이걸로도 쓸 수 있지만, 길쭉해서 긴 글에는 맞지 않습니다. 여기서 "쓰기 불편하네"라고 느끼고 닫아버리는 분이 아주 많습니다. 닫기 전에 한 수가 더 있습니다.

셋째. 네모난 화살표를 눌러 크게 연다. 가느다란 창 위쪽에, 네모에서 화살표가 튀어나온 표시가 있습니다. 이걸 누르면 인터넷을 보는 도구인 Edge에서 넓게 열립니다. 이쪽이 훨씬 편합니다. 긴 글을 읽을 때도, 고쳐 써달라고 부탁할 때도, 넓은 화면 쪽이 덜 피곤합니다.

답변의 성격을 고르기

대화 스타일

넓게 연 화면에는 답하는 방식을 고르는 말들이 늘어서 있습니다. 같은 것을 물어봐도, 여기서 어떻게 고르느냐에 따라 돌아오는 문장의 성격이 달라집니다.

고속·균형. 예전 쪽 머리로 답합니다. 빠른 대신 꼼꼼함은 약한 편입니다. 간단한 바꿔쓰기나 짧은 답장 만들기에는 충분합니다.

엄밀. 새로운 쪽 머리로 답합니다. 사실을 알아보고 싶을 때 좋습니다. 제도의 내용이나 절차의 흐름처럼, 틀리면 곤란한 것을 물어볼 때는 여기로 바꿉니다.

크리에이티브. 한 번에 1만 6000자까지 건넬 수 있습니다. 글을 부풀리고 싶을 때 좋습니다. 긴 회의록이나 보고서 초안을 통째로 건네서 고쳐달라고 하는, 그런 사용법이 가능합니다.

망설여질 때는

고르는 법

세 가지가 있다고 하면 매번 고민하게 됩니다. 고민하는 시간이 더 아까우니, 아예 규칙으로 정해버립시다.

망설여지면 크리에이티브

어떤 내용이든 그럭저럭 괜찮은 답이 돌아옵니다. 우선 여기서부터. 긴 글을 건넬 수 있어서, 곤란해질 일이 가장 적은 선택입니다.
사실을 알아보고 싶을 때만 엄밀로 바꿉니다. 날짜나 제도, 숫자가 얽힌 이야기가 여기에 해당합니다.
어쨌든 빨리 답이 필요할 때만 고속을 고릅니다. 회의 중에 한마디만 바꿔 말하고 싶다, 그런 상황입니다.

딱 하나, 꼭 지켜주셨으면 하는 것이 있습니다. 돌아온 숫자나 회사 이름, 날짜는 그대로 믿지 마세요. 어느 것을 고르든, 그럴듯하게 틀리는 경우가 있습니다. 남에게 보여주기 전에 자기 눈으로 확인하기. 새로 들어온 사람이 만든 자료를 그대로 거래처에 내지 않는 것과 같습니다.

부탁하는 법에 따라 달라진다

같은 AI라도 돌아오는 글이 다릅니다. 여기서부터가 본론입니다. 못 쓰겠더라, 하는 분들 대부분은 도구가 나빴던 게 아니라 부탁하는 말이 너무 짧았을 뿐입니다.

대충인가, 자세히인가

같은 부탁이라도

지금까지의 방식은 대충 부탁하는 것이었습니다. 예를 들면 "거래처에서 할 인사말을 써줘". 이러면 돌아오는 것은 뼈대뿐입니다. "여기에 회사명을 넣어주세요" "여기에 인원수를 넣어주세요" 같은 안내가 섞인, 그대로는 읽을 수 없는 문장에서 멈춥니다.

앞으로는 자세히 부탁합니다. "30개 회사가 모이는 친목 모임에서 건배사를 합니다". 딱 이만큼만 더해도, 돌아오는 것은 그대로 읽을 수 있는 문장이 됩니다. 고쳐 쓸 곳이 확 줄어듭니다.

부탁할 때 덧붙일 세 가지

이것만으로 달라진다

자세히 하라고 해도 뭘 써야 할지 모르겠습니다. 세 가지만 정해져 있습니다.

첫째, 어떤 자리인가. 거래처가 모이는 친목 모임 등, 모임의 성격과 인원수를 씁니다. 세 명이 하는 회의와 백 명이 모이는 행사에서는 쓰는 말이 완전히 다르기 때문입니다.

둘째, 무엇을 위한 모임인가. 건배사인지, 보고인지. 자기 역할을 씁니다. 같은 친목 모임이라도 주최하는 쪽인지 초대받은 쪽인지에 따라 입장이 달라집니다.

셋째, 무엇을 전하고 싶은가. 감사를 전하고 싶다, 이것만 덧붙여도 첫머리 문장이 달라집니다. 여기가 가장 잊기 쉽고, 가장 효과가 큽니다.

이 세 가지는 새로 들어온 사람에게 일을 부탁할 때 자연스럽게 전하는 내용과 똑같습니다. 상대가 사람이라면 입으로 말하는 것을, 글자로 적는다. 그것뿐이라고 생각해 주세요.

부탁하는 법의 본보기를 보기

따라 하기부터 시작

잘 부탁한 예시를 읽고, 자기 업무의 말로 바꿔 넣기. 이것이 가장 빠른 실력 향상 방법입니다.

화면에는 처음부터 부탁하는 법의 본보기가 몇 개 늘어서 있습니다. 맨땅에서 생각하지 말고, 비슷한 것을 하나 골라서 그 안의 말만 자기 업무로 바꿔 넣어 주세요. "신상품 안내 메일"이라고 되어 있으면, 거기를 "점검 작업 일정 연락"으로 바꿔 쓰기. 인수인계서를 앞사람의 방식을 따라 하면서 자기 것으로 고쳐 나가는 작업과 같습니다.

글이 남는 화면을 쓰기

노트북

보통 화면에서는 부탁한 글이 위로 흘러가 사라집니다. 조금 고쳐서 다시 해보고 싶을 때, 또 처음부터 다시 쳐야 합니다. 이게 은근히 괴롭습니다.

노트북이라는 화면으로 바꾸면 부탁한 글이 그대로 남습니다. 일부만 고쳐서 다시 보낼 수 있습니다. "30개 회사"를 "50개 회사"로 바꾸고, "감사"를 "앞으로의 부탁"으로 바꾸기. 이 한 글자 수정으로 답이 어떻게 달라지는지 시험해 볼 수 있게 됩니다. 고쳐 쓰면서 마무리하는 일과는 아주 잘 맞는 화면입니다.

앱 안에서 쓰기

매일의 업무에 그대로 효과가 있습니다. 여기서부터는 늘 열어두는 앱 안의 이야기입니다.

회의용 Teams에서

늦게 들어가도 괜찮다

회의 도구인 Teams 안에도 같은 Copilot이 있습니다. 회의 도중에도, 끝난 뒤에도 불러낼 수 있습니다.

못 들은 15분을 정리한다. 도중에 들어가도, 그때까지의 이야기를 적어줍니다. 앞 회의가 길어져서 늦는다, 그런 일상의 곤란함이 여기서 해결됩니다.

그 사람이 뭐라고 했는지 물어본다. 특정한 사람의 발언만 뽑아서 알려줍니다. 결재하는 자리에 있는 분이 뭐라고 했는지만 확인하고 싶다, 그런 상황에서 효과가 있습니다.

질문거리를 내달라고 한다. 질문 없으신가요, 하면 조용해지는 상황이 없어집니다. 나온 안 중에서 자기가 정말 궁금한 것을 골라 말하면 충분합니다.

메일용 Outlook에서

쌓인 받은편지함에

급한 것만 뽑는다. 잔뜩 도착한 메일에서 급한 것만 뽑아줍니다. 휴가 다음 날, 위에서부터 차례로 열어보는 그 작업이 필요 없어집니다.

기한을 확인한다. 언제까지 무엇을 해야 하는지, 기한이 있는 일만 골라낼 수 있습니다. 파묻힌 마감을 놓치는 일이 줄어듭니다.

답장 초안. 답장 초안을 만들게 하고, 자기가 고친 뒤에 보내면 됩니다. 여기서도 그대로 보내지 않기. 받는 사람 이름과, 이쪽이 약속하고 있는 내용만은 반드시 자기 눈으로 다시 읽어주세요.

Word와 PowerPoint에서

자료 만들기

처음부터 만든다. 어떤 자료로 하고 싶은지를 쓰면 초안까지 만들어 줍니다. 백지 화면 앞에서 굳어 있는 시간이 가장 아까운 시간입니다.

지금 있는 문서에서. 가지고 있는 파일을 보여주고, 그 내용으로 자료를 만들 수 있습니다. 긴 보고서를 발표용 자료로 다시 짜는 작업을 잘합니다.

예시가 나온다. 부탁하는 법의 예시가 늘어서 있으니, 스스로 생각하지 않아도 시작할 수 있습니다. 눌러보고, 나온 것을 고친다. 이 순서로 괜찮습니다.

WordとPowerPointで — 처음부터 만들기, 그리고 지금 있는 문서에서

앱 안의 Copilot

쓸 수 있는 범위를 보기

어떤 앱에서 쓸 수 있는지를 보고, 자기 업무에 가까운 것부터 해보기. 전부 외울 필요는 없습니다. 메일이 많은 분은 Outlook부터, 회의가 많은 분은 Teams부터. 하나가 손에 익으면 나머지도 같은 감각으로 쓸 수 있습니다.

주의할 점이 두 가지 있습니다. 하나는 회사에 따라 쓸 수 있는 범위가 정해져 있다는 것입니다. 눌러도 나오지 않을 때는 여러분의 조작이 잘못된 게 아닙니다. 담당하시는 분께 "우리 회사에서는 쓸 수 있나요"라고 한마디 물어보세요. 다른 하나는 건네도 되는 내용의 경계입니다. 고객의 개인정보나 밖으로 내보내면 안 되는 숫자를, 망설이는 채로 붙여넣지 않기. 회사 규정을 먼저 확인하기. 이 두 가지만 지키면 안심하고 쓸 수 있습니다.