업무를 AI에게 맡기는 3단계

할 일은 이 순서대로 3가지

매주 쓰는 주간 보고는 정리만 해도 생각보다 시간이 많이 걸립니다. “AI에게 맡기고 싶다”고 생각해도 무엇을 어떻게 부탁해야 할지 몰라 멈춰 버리는 분이 많을 거예요. 이번 편에서는 주간 보고를 예로 들어, 업무를 AI에게 맡기기까지의 과정을 3단계로 나누어 진행합니다.

3단계는 “나누기”, “나눠 맡기기”, “자동화하기”입니다. 중요한 것은 순서입니다. 먼저 업무를 작은 동작으로 나누어 설계도를 만듭니다. 다음으로 그 하나하나를 사람이 할지 AI가 할지 정합니다. 마지막으로 AI가 맡은 부분이 매주 자동으로 돌아가게 합니다.

처음부터 맡길 곳을 생각하지 않기

흔히 막히는 부분은 “AI에게 무엇을 시킬까”부터 생각하기 시작하는 것입니다. “주간 보고를 AI에게 쓰게 하자”처럼 큰 덩어리째 부탁하면, 그럴듯해 보이지만 내용이 어긋난 글이 나옵니다. 어디를 고쳐야 할지도 모른 채 “AI는 쓸모없다”로 끝나 버립니다.

새로 들어온 사람에게 일을 부탁하는 장면을 떠올려 보세요. “주간 보고 부탁해요”라고만 하면 상대는 난감합니다. 어떤 일정표를 볼지, 어떤 메일을 골라낼지, 어떤 형식으로 쓸지, 누구에게 보낼지. 인수인계 문서라면 하나씩 적어 둘 겁니다. AI도 마찬가지입니다. 맡길 곳을 정하기 전에 먼저 업무 내용을 나눕니다.

1단계: 업무를 Claude와 함께 잘게 나누기

첫 번째 단계는 업무를 잘게 나누는 것입니다. 이 부분은 혼자 나누려고 하지 않아도 괜찮습니다. 자기 일일수록 익숙해서, 무심코 하는 동작을 빠뜨리기 쉽습니다. 그래서 Claude(말을 걸어 일을 부탁할 수 있는 AI)에게 묻고 받아 적는 역할을 맡깁니다.

자동화하고 싶은 업무를 적고, 번호를 붙여 나열해 달라고 하기

Claude 입력창에 자동화하고 싶은 업무를 평소 말투로 몇 줄 적습니다. 그런 다음 “작은 동작마다 번호를 붙여 나열해 줘”라고 부탁합니다. 예를 들어 다음처럼 쓰면 충분합니다.

매주 금요일에 주간 보고를 만들고 있습니다. 이번 주 일정과 메일을 보고 한 일을 정리한 뒤, 다음 주 일정을 적어 상사에게 보냅니다. 이 업무를 작은 동작마다 번호를 붙여 나열해 주세요.

잘 쓴 글이 아니어도 괜찮습니다. “언제”, “무엇을 보고”, “무엇을 만들어”, “누구에게 전달하는지”만 들어 있으면 Claude가 동작별로 나눠 줍니다.

손이 “한 번” 움직이는 단위까지 잘게 나누기

첫 답변은 “일정을 확인한다”, “내용을 정리한다”처럼 아직 대략적인 경우가 많습니다. 이래서는 어디를 AI에게 넘길지 정할 수 없습니다. 기준은 “캘린더를 열고, 이번 주 일정을 처음부터 훑어본다” 정도의 세세함입니다. 손이 한 번 움직일 때마다 하나라고 생각하세요. 대략적이라고 느껴지면 “더 잘게, 손이 한 번 움직일 때마다 나눠 줘”라고 한 번 더 부탁합니다.

이렇게 나누었더니 3줄 정도였던 주간 보고 업무가 39개의 동작이 되었습니다. 너무 많다고 느낄 수도 있습니다. 하지만 그만큼의 일을 매주 머릿속에서 처리하고 있었다는 뜻입니다. 잘게 나눠 둘수록 나중에 “여기는 AI, 여기는 나”라고 선을 긋기 쉬워집니다.

나와 상관없는 단계 지우기

Claude가 내놓은 목록은 흔히 쓰는 주간 보고 작성 방식을 바탕으로 합니다. 그래서 내 직장에 맞지 않는 단계가 섞여 있습니다. 하나씩 읽어 보고 내 업무에 맞게 고칩시다. 예를 들면 다음과 같이 고칩니다.

• Slack(업무용 채팅 도구)은 쓰지 않는다 → 그 단계를 지운다
• 매출 숫자는 주간 보고에 넣지 않는다 → 숫자를 모으는 단계를 지운다
• 기록은 Excel(표를 만드는 도구)로 하고 있다 → Excel에 맞게 고쳐 쓴다

고칠 때도 직접 고쳐 쓸 필요는 없습니다. “Slack은 안 쓰니까 지워 줘”, “기록은 Excel로 하니까 고쳐 써 줘”라고 전하면 Claude가 고쳐 줍니다. 이 예에서는 39개의 동작이 34개가 되었습니다. 이것이 내 주간 보고의 설계도입니다.

여기서 대충 넘어가지 마세요. 미처 지우지 못한 단계가 있으면, 나중에 자동화했을 때 쓰지도 않는 도구를 찾으러 갔다가 멈춰 버리기도 합니다. “이게 정말 내 주간 보고에 있는 작업인가”를 한 줄씩 확인하는 것이 요령입니다.

2단계: 하나하나를 사람과 AI에게 나눠 맡기기

설계도가 완성되면 34개의 동작을 각각 누가 할지 정합니다. 이때 바로 “이건 AI”라고 정해 나가지 말고, 먼저 정하는 기준을 Claude에게 알려 줍니다. 기준이 없으면 뭐든 AI에게 맡기자는 안이 나오기 쉽기 때문입니다. 나누는 방법은 다음 3가지입니다.

내가 직접 한다: 판단이나 책임이 필요한 일입니다. 이것만큼은 사람이 맡습니다.

AI가 하고, 내가 확인한다: AI가 만든 것을 나는 확인만 합니다.

AI에게 완전히 맡긴다: 모으기·정리하기·초안 쓰기·보내기 같은 작업입니다. 다만 주간 보고 자체의 마지막 전송은, 뒤에서 살펴보듯이 내 손에 남겨 둡니다.

Claude에게는 “판단이나 책임이 필요한 것은 내가, 확인만 하면 되는 것은 AI가 만들고 내가 확인, 모으고 정리하는 작업은 AI에게 완전히 맡기기. 이 3가지로 설계도를 나눠 줘”라고 부탁합니다. 헷갈릴 때는 “틀렸을 때 누가 곤란해지는가”를 생각해 보세요. 상대에게 폐를 끼칠 수 있는 것, 내 생각이 필요한 것은 내 쪽으로 가져옵니다. 처음에는 “AI가 하고, 내가 확인한다”를 넉넉히 두고, 익숙해진 뒤에 완전히 맡기는 쪽으로 옮기면 안심할 수 있습니다.

34개 중 내가 하는 건 3개뿐

주간 보고로 나눠 맡겨 보니, 내가 하는 일은 3개뿐이었습니다. 남은 것은 모두 판단입니다.

첫째, 보고서에 무엇을 넣을지 고르는 것. 모인 재료 중에서 전할 가치가 있는 것을 고릅니다.

둘째, 다음 주에 무엇을 할지 정하는 것. 다음 계획의 방향은 내가 정합니다.

셋째, 마지막에 전송 버튼을 누르는 것. 내보낸 것에 책임을 지는 사람은 나입니다.

해서는 안 되는 것은 이 3가지까지 AI에게 넘겨 버리는 것입니다. AI는 재료를 늘어놓을 수는 있습니다. 하지만 상사에게 무엇을 전해야 할지, 다음 주에 어디에 힘을 쏟을지는 직장 사정을 잘 아는 나만 정할 수 있습니다. 전송까지 맡기면 실수가 그대로 상대에게 전달되어 버립니다.

3단계: 매주 자동으로 돌아가게 하기

마지막 단계는 AI가 맡은 부분을 매주 자동으로 돌리는 것입니다. 여기서도 어떻게 이을지 직접 고민할 필요는 없습니다. 나눠 맡긴 설계도를 바탕으로 “AI 몫을 매주 한꺼번에 실행할 수 있게 순서를 짜 줘”라고 Claude에게 부탁합니다.

순서를 “스킬”로 기억시키기

짜 놓은 순서도 그때뿐이라면 다음 주에 또 처음부터 다시 설명해야 합니다. 그래서 “스킬”을 씁니다. 스킬은 정해진 순서를 Claude에게 기억시켜 두는 기능입니다. 인수인계 문서를 한 번 건네 두면, 다음부터는 “늘 하던 그거 부탁해요”로 통하는 것과 같습니다.

방법은 짜 놓은 순서를 “스킬로 만들어 줘”라고 부탁하기만 하면 됩니다. 완성되면 “주간 보고 만들기”처럼 이름을 붙이고 저장 버튼을 눌러 남겨 둡니다. 이름은 나중에 봐도 바로 알 수 있는 것으로 정해 둡시다.

매주 할 일은 이 4가지뿐

준비는 처음 한 번뿐입니다. 구조가 갖춰진 뒤 매주 내가 할 일은 다음 4가지입니다.

• 채팅 속 보고할 내용을 직접 붙여 넣는다: 카카오톡(스마트폰으로 쓰는 메신저) 등 AI가 읽을 수 없는 곳의 이야기는 사람이 옮겨 옵니다. 없으면 건너뜁니다
• 스킬 “주간 보고 만들기”를 실행한다: 일정과 메일을 모아 초안까지 한 번에 진행합니다
• 넣을 내용과 다음 주 일정을 정한다: 2단계에서 남겨 둔, 내가 판단할 차례입니다
• 완성된 보고를 보낸다: 마지막 전송만큼은 내 손으로 누릅니다

첫 번째는 놓치기 쉬우니 조금 더 설명하겠습니다. AI가 어디든 읽을 수 있는 것은 아닙니다. 연결되지 않은 도구에서 주고받은 내용은 AI에게 보이지 않습니다. 보이지 않는 곳에 있는 보고할 내용은 사람이 복사해서 붙여 넣는 “전달 담당”이 되어 옮깁니다.

일정표와 메일 연결하기

스킬이 일정과 메일을 모으려면 Claude와 그 도구를 미리 연결해 두어야 합니다. 이 설정을 “커넥터”라고 부릅니다. Claude와 다른 도구를 이어 주는 설정입니다. 새로 들어온 사람에게 필요한 캐비닛 열쇠를 건네 두는 것과 비슷합니다.

화면의 “사용자 지정”에서 “커넥터”를 엽니다. 도구 목록 중 아직 연결되지 않은 것의 “연결”을 누르고, 나머지는 화면 안내에 따라 진행합니다.

회사 일정표나 메일은 회사 규칙 때문에 연결할 수 없는 경우가 있습니다. 잘 안 될 때는 무리하게 설정을 건드리지 말고, 평소 설정을 부탁하는 사람에게 물어보세요.

부탁하면 초안까지 자동으로 완성

준비가 끝나면 실행해 봅니다. “주간 보고 만들어 줘”라고 부탁하면서, 채팅에서 옮겨 온 보고할 내용도 함께 붙여 넣습니다. 그러면 스킬이 움직이기 시작해 일정표와 메일을 확인하러 갑니다. 중간에 “이 도구를 사용해도 될까요?”라고 물어볼 때가 있습니다. 내가 연결한 도구가 맞는지 확인하고 허용합니다.

초안이 완성되더라도 그대로 보내면 안 됩니다. 여기서부터가 나의 3가지 일입니다. 무엇을 넣을지 고르고, 다음 주 일정을 정하고, 다시 읽어 본 뒤 직접 보냅니다.

처음부터 생각대로 된다는 보장은 없습니다. 꼭 챙겨야 할 메일이 빠져 있거나, 글 쓰는 방식이 직장에 맞지 않는 일은 흔히 있습니다. 그럴 때는 “거래처에서 온 메일도 챙겨 줘”, “항목별로 짧게 정리해 줘”라고 전해서 스킬을 고쳐 달라고 합니다. 몇 주 동안 써 보면서 고치다 보면 점점 내 주간 보고에 맞춰집니다.

정리

처음에 한 번 제대로 만들어 두면 매주가 편해집니다. 순서는 “나누기”, “나눠 맡기기”, “자동화하기”입니다. 처음부터 맡길 곳을 생각하지 않는 것이 가장 빠른 길입니다. 내일은 다음 일부터 시작해 보세요.

• 자동화하고 싶은 업무를 하나 골라, 손이 한 번 움직이는 단위까지 Claude와 함께 나눈다
• 나와 상관없는 단계를 지우고 설계도로 만든다
• 판단은 내가, 모으기·정리하기는 AI가 하도록 나눠 맡긴다
• 순서는 스킬로 만들고, 커넥터로 일정표와 메일을 연결한다
• 원하는 결과가 나올 때까지 써 보면서 스킬을 고친다

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