AI 업무 루프 설계

요청하는 법을 넘어, 일이 계속되는 구조를 만든다

AI를 업무에 사용하기 시작하면 처음에는 「어떻게 요청해야 좋은 답을 받을 수 있을까」가 신경 쓰입니다. 이때 자주 나오는 말이 프롬프트입니다. 어려운 것이 아니라, AI에게 어떻게 해달라고 요청할지를 적은 문장입니다.

하지만 요청하는 방법만 잘 만든다고 해서 업무 전체가 크게 편해지는 것은 아닙니다. 매번 사람이 「이걸 읽어줘」「다음에는 이걸 만들어줘」「여기를 고쳐줘」라고 세세하게 지시하면, 사람이 멈추는 순간 AI의 일도 멈추기 때문입니다.

한 번의 지시보다, 업무의 흐름을 만든다.

그래서 생각해야 하는 것이 AI가 일을 받고, 작업하고, 확인하고, 필요하면 수정한 뒤, 마지막으로 사람에게 돌려주는 흐름입니다. 새로 들어온 사람에게 일을 맡기는 상황을 떠올려 보세요. 「이걸 해줘」라고만 하지 않고 목적, 주의할 점, 확인 방법, 문제가 생겼을 때 누구에게 물어봐야 하는지까지 알려줍니다. AI에게도 마찬가지로 일이 계속될 수 있는 길을 준비해 줍니다.

그 첫 번째 재료가 컨텍스트입니다. 이는 「그 일을 하기 위해 미리 알아두었으면 하는 상황과 정보」라고 생각하면 됩니다. 적어도 무엇을 완료하고 싶은지에 대한 목적, 상대방이나 회사 내부 사정과 같은 전제, 무엇을 좋은 결과라고 판단할지에 대한 판단 기준을 먼저 전달합니다.

• 목적：「회의 내용을 짧게 정리한다」가 아니라, 「회의에 참석하지 못한 사람이 다음에 무엇을 해야 하는지 알 수 있는 상태로 만든다」처럼 일이 끝났을 때의 상태를 알려줍니다.
• 전제：상대방, 기한, 지금까지의 경위, 회사 내부에서 이미 정해진 사항 등 판단에 필요한 정보를 전달합니다.
• 판단 기준：짧게 만드는 것을 우선할지, 실수를 피하는 것을 우선할지, 확인할 내용을 눈에 띄게 할지 등 무엇을 중요하게 볼지 정합니다.

여기서 흔히 막히는 부분은 「AI라면 알아서 이해하겠지」라고 생각하는 것입니다. 사람이라면 직장 분위기를 보고 알 수 있는 것도 AI에게는 보이지 않습니다. 결과가 이상할 때는 요청 문장을 계속 바꾸기 전에 필요한 상황이나 정보가 빠져 있지 않은지 먼저 확인해 보세요.

마음대로 움직이게 하기 전에, 지켜야 할 범위를 정한다

업무에 필요한 정보를 전달했다면 다음에는 「어디까지 스스로 진행해도 되는지」를 정합니다. 여기서는 하네스라는 말을 사용합니다. 어렵게 들리지만, 뜻은 「AI가 마음대로 위험한 방향으로 가지 않도록 업무 주변에 울타리를 만드는 것」입니다.

울타리에는 세 가지 역할이 있습니다. 먼저 해도 되는 것과 하면 안 되는 것을 정합니다. 다음으로 일이 끝나면 정해진 조건을 지켰는지 확인합니다. 그리고 판단하기 어려운 경우에는 억지로 답을 만들지 않고 사람에게 돌려줍니다.

예를 들어 일정 조정을 맡긴다면 「비어 있는 시간에 일정을 넣어줘」라고만 하면 위험합니다. 상대방이 일할 수 있는 시간을 먼저 확인한다. 근무시간 밖에는 일정을 넣지 않는다. 조건이 맞지 않으면 마음대로 결정하지 않고 사람에게 확인한다. 이렇게 범위를 정해두면 AI에게 맡길 부분과 사람이 판단할 부분이 분명해집니다.

• 지켜야 할 규칙을 정한다：해도 되는 것과 하면 안 되는 것을 미리 적습니다.
• 결과를 확인한다：완료된 일이 목적이나 조건에서 벗어나지 않았는지 확인합니다.
• 판단하기 어렵다면 사람에게 돌려준다：정보가 부족하거나 예외 상황이 있거나 중요한 판단이 필요하다면 마음대로 진행하지 않게 합니다.

하면 안 되는 것은 「틀리지 마」「알아서 잘해줘」처럼 애매한 주의만 주고 끝내는 것입니다. 「근무시간 밖이라면 멈춘다」「상대방의 희망을 알 수 없다면 확인한다」처럼 멈춰야 하는 조건까지 구체적으로 정합니다. 모든 것을 AI에게 맡기는 것이 목적이 아닙니다. 맡겨도 되는 부분과 맡기지 않을 부분을 정하는 것이 목적입니다.

지시가 아니라, 반복되는 업무의 흐름을 만든다

여기까지 준비하면 AI를 사용하는 방식은 「질문하고 답을 받는」 상태에서 달라집니다. AI가 업무를 실행하고, 결과를 확인하고, 문제가 있으면 수정합니다. 이렇게 반복되는 흐름을 여기서는 루프라고 부릅니다.

AI를 잘 활용한다는 것은 지시를 늘리는 것이 아니라, 실행→확인→수정의 흐름을 설계하는 것입니다.

예를 들어 글의 초안을 만든다면 첫 번째 글을 만드는 것으로 끝내지 않습니다. 「목적에 맞는가」「어려운 말이 남아 있지 않은가」「필요한 내용이 빠지지 않았는가」를 확인하고 문제가 있으면 수정합니다. 이 확인과 수정까지 업무의 일부로 만듭니다. 사람이 매번 「다음에는 확인해줘」「그럼 이제 고쳐줘」라고 시키지 않아도 진행될 수 있는 형태를 목표로 합니다.

다만 모든 것을 같은 속도로 확인할 필요는 없습니다. 업무는 크게 세 가지 속도로 나누어 생각할 수 있습니다. 몇 분마다 필요한 작은 확인은 AI 스스로 하게 합니다. 수십 분에서 몇 시간 정도 진행된 시점에는 사람이 완성된 결과물을 보고 방향을 수정합니다. 더 오랫동안 사용하는 업무라면 실제로 다른 사람에게도 사용해 보게 하고, 그 반응을 바탕으로 업무 방식 자체를 다시 살펴봅니다.

예를 들어 자료를 만든다면 오탈자나 조건 누락을 찾아 고치는 세세한 작업은 AI가 반복해서 할 수 있습니다. 반면 「이 설명으로 고객이 이해할 수 있는가」와 같은 방향에 대한 판단은 사람이 합니다. 그리고 실제로 자료를 사용한 사람이 「여기가 이해하기 어려웠다」고 말한다면 자료 한 장만 고치는 것이 아니라 설명 순서나 목적까지 다시 살펴봅니다. 확인의 종류에 따라 확인하는 사람과 간격을 다르게 정하는 것입니다.

사람은 작업자에서, 업무 전체를 보는 역할로 바뀐다

이런 흐름을 만들면 사람의 일도 달라집니다. 지금까지는 매번 세세하게 지시하고, 모든 것을 직접 확인하고, 필요하면 직접 작업까지 했습니다. 앞으로는 AI가 진행할 수 있는 부분은 AI에게 맡기고, 사람은 중요한 시점마다 방향을 확인합니다. 즉, 계속 직접 손을 움직이는 역할에서 업무 전체를 살펴보는 역할로 조금씩 이동합니다.

여기서 「그렇다면 사람은 필요 없어지는 것인가」라고 생각할 필요는 없습니다. AI에게는 보이지 않는 사정이 있기 때문입니다. 이용자의 상황, 회사 내부에서 말하지 않아도 통하는 규칙, 어제 대화를 통해 바뀐 방침, 상대방과의 관계 등 업무에는 글만으로는 알 수 없는 정보가 있습니다.

사람은 AI가 모르는 현장의 사정을 보완하기 위해 참여한다.

중요한 것은 사람이 감으로 모든 것을 고치는 것이 아닙니다. 「이 고객은 이번에는 속도보다 세심함을 더 중요하게 생각한다」「이날은 담당자가 대응할 수 없다」와 같이 AI에게 부족한 정보를 전달합니다. 그리고 방향이 어긋났을 때만 수정합니다. 사람이 모든 것을 떠안는 상태와 AI에게 모든 것을 맡기는 상태 사이에 업무의 경계를 만듭니다.

이런 생각은 특별한 업무에만 필요한 것이 아닙니다. 일정 조정, 회의, 글 초안 작성, 확인할 사항 정리 등 평소 업무에도 사용할 수 있습니다. 먼저 「매번 비슷하게 설명하고 있는 일」을 찾아보면 시작하기 쉽습니다.

회의와 일정 조정을, 다음 행동까지 이어지게 한다

회의를 예로 들면 이해하기 쉽습니다. 회의가 끝난 뒤 사람이 기록을 다시 읽으면서 「누가 뭘 해야 했지」라고 찾고 있다면, 그 안에는 반복할 수 있는 흐름이 있습니다. 먼저 회의 기록에서 누가 무엇을 해야 하는지 찾아냅니다. 다음으로 AI가 준비할 수 있는 일을 진행합니다. 마지막으로 사람의 판단이 필요한 부분만 사람에게 돌려줍니다.

예를 들어 「담당자끼리 다음 일정을 정한다」라는 업무가 발견되었다고 해봅시다. AI는 필요한 정보를 정리하고 일정 후보를 준비할 수 있습니다. 하지만 일정을 확정해도 되는지, 상대방에게 보내도 되는지는 업무마다 다릅니다. 그래서 「후보를 만드는 것까지는 맡긴다. 확정이나 전송은 사람이 확인한다」처럼 경계를 정합니다.

일정 조정 자체도 마찬가지입니다. 상대방이 일할 수 있는 시간을 확인한다. 근무시간 밖이라면 일정을 넣지 않는다. 조건이 맞지 않으면 사람에게 돌려준다. 이 세 가지만 정해도 「시간이 비어 있어서 그냥 일정을 넣어버렸다」와 같은 실수를 막기 쉬워집니다.

처음부터 큰 업무 전체를 한꺼번에 연결하려고 하지 않는 것도 중요합니다. 회의 기록, 해야 할 일 찾기, 일정 후보 준비, 연락처럼 작은 업무로 나눠보세요. 그리고 각각에 대해 「AI가 진행한다」「AI가 확인한다」「사람이 확인한다」를 정합니다. 중간에 실수가 생겨도 어디를 고쳐야 하는지 쉽게 알 수 있습니다.

정리

AI에게 요청하는 방법을 잘 만드는 것은 중요합니다. 하지만 업무에서 계속 사용하려면 그 다음까지 생각해야 합니다. 목적, 전제, 판단 기준을 전달하고, 지켜야 할 규칙을 정하고, 실행→확인→수정이 이어지는 흐름을 만듭니다. 그리고 사람이 확인할 부분을 미리 정합니다.

내일부터는 AI에게 보내는 지시문을 길게 만드는 것만 생각하지 말고, 평소 업무 중 하나를 골라 그 흐름을 적어보세요. 모든 것을 자동으로 진행할 필요는 없습니다. 아주 작은 부분이라도 「여기까지는 맡긴다. 여기부터는 사람이 확인한다」라고 정할 수 있다면 이미 업무 설계가 시작된 것입니다.

• 매번 비슷하게 설명하고 있는 일을 하나 고른다.먼저 작은 업무부터 시작합니다.
• 목적・전제・판단 기준을 적는다.AI가 알아서 이해하기를 기대하지 말고 필요한 상황과 정보를 먼저 전달합니다.
• 멈춰야 할 조건을 정한다.하면 안 되는 것과, 판단하기 어렵다면 사람에게 돌려줘야 하는 조건을 명확하게 정합니다.
• 확인하는 간격을 나눈다.세세한 수정은 AI, 방향 확인은 사람, 실제 반응을 바탕으로 한 재검토는 더 긴 간격으로 생각합니다.
• AI와 사람의 경계를 정한다.모든 것을 맡기지도, 모든 것을 떠안지도 않고, 사람은 현장의 사정과 마지막 판단을 담당합니다.

AI도서관에서는 AI를 업무에 사용하는 방법과 생각법을 처음 접하는 사람도 이해할 수 있는 말로 하나씩 소개하고 있습니다.

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