지시문 작성의 기본

지시는 ‘기계에 내리는 명령’이 아니라 ‘일을 부탁하는 방법’입니다

ChatGPT(글쓰기를 도와주는 도구) 같은 상대에게 무엇인가를 부탁할 때, 많은 사람은 ‘될 수 있는 한 자세히 써야 한다’고 생각합니다. 물론 필요한 정보는 중요합니다. 하지만 잘 전달되지 않는 이유는, 정보가 적어서라기보다 배열하는 순서가 좋지 않기 때문인 경우가 많습니다.

이것은 새로 들어온 사람에게 일을 부탁하는 상황과 비슷합니다. 처음에 ‘무엇을 위한 일인지’를 모른 채 세세한 주의사항만 늘어놓으면, 상대는 선뜻 움직이기 어렵습니다. 반대로 먼저 목적과 목표를 알면, 설명이 조금 짧아도 움직이기 쉬워집니다.

즉, 좋은 지시는 긴 문장이 아닙니다. 상대가 처음에 알아야 할 것부터 순서대로 놓인 문장입니다. 길이를 늘리기 전에 순서를 정리하세요. 그것만으로도 돌아오는 결과는 훨씬 안정됩니다.

처음에 넣어야 할 것은 세세한 조건이 아닙니다

지시를 쓸 때 자꾸 먼저 쓰게 되는 것이 세세한 조건입니다. 글자 수, 말투, 넣었으면 하는 항목, 피하고 싶은 표현. 이런 것들은 중요하지만 맨 앞에 올 내용은 아닙니다. 먼저 필요한 것은 ‘무엇을 만들어 달라는 것인지’와 ‘누구를 위한 것인지’입니다.

예를 들어, 사내 공지문을 만들어 달라는 것인지, 고객용 안내문을 만들어 달라는 것인지에 따라 말투는 크게 달라집니다. 이 부분이 빠진 채 조건만 나열하면, 상대는 어떤 입장에서 써야 할지 알 수 없어서 무난하지만 흐릿한 문장을 돌려주기 쉽습니다.

우선 다음 네 가지를 먼저 두면 지시가 더 잘 전달됩니다.

• 무엇을 해주길 원하는지：요약해 달라, 안내문을 써 달라, 제목을 생각해 달라 등
• 누구를 위한 것인지：사내용, 처음 보는 고객용, 상사용 등
• 어떤 형식으로 내주길 원하는지：글머리표, 짧은 문장, 제목 포함, 쉬운 말로 등
• 빼면 안 되는 것：꼭 넣었으면 하는 점, 피하고 싶은 말투, 쓰지 않았으면 하는 말 등

이 네 가지가 먼저 보이기만 해도, 상대는 ‘어디를 목표로 하면 되는지’를 훨씬 쉽게 파악할 수 있습니다. 세세한 주문은 그다음이면 충분합니다.

길게 쓰기보다, 순서를 이 형태로 맞추세요

헷갈릴 때는 지시를 다음 순서로 배열해 보세요. 이것은 특별한 기술이 아닙니다. 업무 인수인계 문서와 같습니다. 먼저 전체 모습을 전하고, 그다음에 조건을 더해 갑니다. 이것이 가장 자연스럽습니다.

순서의 기본은 ‘목적 → 누구를 위한지 → 원하는 형식 → 넣었으면 하는 것 → 피하고 싶은 것 → 헷갈릴 때의 우선순위’입니다. 마지막의 ‘우선순위’가 있으면, 조건끼리 부딪힐 때 상대가 제멋대로 엉뚱한 방향으로 가기 어려워집니다.

• 목적：무엇을 만들 것인지. 무엇을 위한 것인지
• 누구를 위한지：읽는 사람, 사용하는 사람은 어떤 사람인지
• 원하는 형식：문장 길이, 글머리표인지, 제목이 필요한지
• 넣었으면 하는 것：반드시 다뤘으면 하는 내용
• 피하고 싶은 것：너무 전문적인 말, 강한 표현, 지나치게 단정적인 표현 등
• 우선순위：읽기 쉬움을 최우선, 정확성을 우선, 짧음을 우선 등

예를 들어, 다음과 같이 배열하면 더 잘 전달됩니다.

회의 안내문을 작성해 주세요. 사내 전체 직원 대상입니다. 일이 많아 바쁜 사람도 바로 읽을 수 있도록 짧은 문장으로 부탁드립니다. 날짜와 시간, 장소, 참석 여부 회신이 필요하다는 점을 넣어 주세요. 너무 딱딱한 말투는 피해 주세요. 헷갈리면 공손함보다 알기 쉬움을 우선해 주세요.

이 예시는 길지 않습니다. 그래도 필요한 것이 앞에서부터 보입니다. 반대로 같은 내용이라도 순서가 뒤섞여 있으면, 읽는 쪽은 무엇을 가장 중요하게 봐야 할지 알 수 없게 됩니다.

잘되지 않을 때는 더하기 전에 ‘빠진 자리’를 찾으세요

돌아온 내용이 어긋났을 때, 많은 사람은 설명을 자꾸 더합니다. 하지만 그 전에 봐야 할 것은 어디가 빠져 있었는지입니다. 대부분은 문장 양의 부족이 아니라 자리의 부족입니다. 즉, 들어가야 할 정보가 빠졌거나 뒤로 밀려 있었던 것입니다.

자주 나타나는 어긋남에는 뚜렷한 틀이 있습니다. 읽는 사람이 보이지 않는다, 내주길 바라는 방식이 모호하다, 피하고 싶은 것이 끝까지 나오지 않는다. 이 세 가지입니다. 이 부분만 고쳐도 같은 부탁이라도 훨씬 다루기 쉬워집니다.

돌아온 내용이 마음에 들지 않을 때는, 다음 관점으로 다시 살펴보세요.

• 생각보다 딱딱하다：누구를 위한 것인지가 빠진 경우가 많습니다
• 너무 길다：원하는 형식이 모호한 경우가 많습니다
• 중요한 점이 들어 있지 않다：넣었으면 하는 것이 너무 뒤에 있는 경우가 많습니다
• 쓸데없는 이야기가 늘어난다：피하고 싶은 것이 적혀 있지 않은 경우가 많습니다
• 전체적으로는 맞는데 조금 아쉽다：무엇을 우선할지가 없는 경우가 많습니다

고칠 때는 처음부터 전부 다시 쓸 필요는 없습니다. 첫 문장만 고쳐도 효과가 있습니다. 예를 들어, ‘이 문장을 고쳐 줘’보다 ‘처음 읽는 고객용 안내문으로 고쳐 줘’가 상대의 위치를 더 쉽게 정해 줍니다.

하면 안 되는 것은 ‘알고 있을 것이라고 가정하고’ 부탁하는 것입니다

가장 피하고 싶은 것은, 내 머릿속에 있는 전제를 상대도 알고 있다고 생각해 버리는 것입니다. 사람에게 일을 부탁할 때도 ‘평소처럼’, ‘전처럼’, ‘알아서 좋게’는 위험합니다. 평소 대화에서는 통할 수 있어도, 글로 부탁하는 상대에게는 잘 통하지 않습니다.

또 한 문장에 너무 많은 것을 넣는 것도 실패의 원인입니다. 목적, 조건, 예외, 기분, 배경이 한 문장에 섞이면 무엇이 중심인지 보이지 않게 됩니다. 짧게 끊어서 순서대로 놓는 편이 더 잘 전달됩니다. 긴 문장 자체가 나쁜 것은 아닙니다. 정리되지 않은 긴 문장이 문제입니다.

다음과 같은 부탁 방식은 가능한 한 피해 주세요.

• 배경 설명만 길고, 무엇을 해주길 원하는지가 끝까지 나오지 않는다
• ‘알기 쉽게’, ‘쉽게’만 있고 누구를 위한 것인지가 없다
• 나중에 조건을 계속 덧붙여 처음 목적이 바뀌어 버린다
• 한 번에 여러 종류의 일을 부탁한다
• 이전 답변의 불만만 전하고, 다음에 어떻게 해주길 원하는지는 쓰지 않는다

특히 조심하고 싶은 것은 조건을 뒤늦게 덧붙이는 일입니다. 처음에 ‘짧은 안내문을 만들어 줘’라고 부탁한 뒤에, ‘역시 상사용으로, 조금 더 공손하게 하고, 설명도 좀 더 자세하게’라고 더해 가면 지시가 흔들립니다. 중간에 방향이 바뀐다면, 덧붙이기보다 처음부터 다시 배열하는 편이 더 빠르고 정확합니다.

한 번에 결정하려 하지 말고, 초안을 고치는 방식으로 진행하세요

지시는 한 번에 완벽하게 쓰는 것이 아닙니다. 처음에는 짧아도 괜찮습니다. 중요한 것은 돌아온 내용을 보고 어디를 고칠지 분명히 하는 것입니다. 이것은 부하직원이나 동료의 초안을 고치는 일과 같습니다. ‘전부 안 돼’가 아니라 ‘누구를 위한 것인지 먼저’, ‘이 점은 꼭 넣기’처럼 고쳐 가는 편이 더 빨리 정리됩니다.

그러기 위해서는 처음 부탁하는 방식도 ‘일단 시험 삼아 내달라’는 마음으로 쓰면 편합니다. 처음부터 완성품을 바라기보다, 우선 방향이 맞는지 봅니다. 방향이 어긋났다면 글의 양을 늘리는 것이 아니라 맨앞의 순서를 고칩니다. 이 생각이 기본입니다.

몇 번 해봐도 잘 맞지 않는다면, 내가 정말 원하는 것을 한마디로 말할 수 있는지 확인해 보세요. ‘안내문이 필요한지’, ‘반대받기 어려운 설명이 필요한지’, ‘짧게 바꿔 말해 주길 원하는지’. 이 부분이 모호하면, 지시는 아무리 길어져도 흔들립니다.

좋은 지시란, 대단한 문장이 아닙니다. 상대가 움직이기 쉬운 순서로 필요한 것이 놓여 있는 문장입니다. 먼저 목적을 앞에. 다음은 누구를 위한 것인지. 세세한 조건은 그다음. 이것만으로도 내일부터의 부탁 방식은 꽤 달라집니다.

정리

지시가 잘 전달되지 않을 때, 원인을 ‘설명이 부족해서’라고 단정하지 마세요. 부족한 것은 문장 양이 아니라 배열 방식일 수 있습니다. 길게 쓰기보다 먼저 놓을 것을 바꾸는 편이 더 효과적인 경우가 많습니다.

우선 어렵게 생각하지 말고, 일을 부탁하는 방식으로 다시 봐 보세요. 신입에게 건네는 메모라고 생각하고 쓰면 필요한 순서가 보이기 시작합니다. 내일은 다음 것부터 시작해 보세요.

• 첫 문장에 ‘무엇을 해주길 원하는지’를 넣는다
• 다음 문장에서 ‘누구를 위한 것인지’를 분명히 쓴다
• 세세한 조건은 뒤로 보내고, 꼭 필요한 내용만 먼저 남긴다
• 돌아온 내용이 어긋나면, 길게 덧붙이기 전에 순서를 다시 본다
• ‘알아서 좋게’, ‘평소처럼’은 쓰지 않는다