スキルの使い分け

先に結論から

使い分けの答え

くり返す説明は、スキルにする

• 一度きりの頼みごとは、その場で口で言えば足ります。
• 同じ言い方を三回打っていたら、それは書き置きにする合図です。
• 書き置きにすると、出来上がりのばらつきも減ります。

たとえば「この文章を短くして」は、その場で言えば終わりです。二度と使わない頼みごとに、わざわざ書き置きを作る必要はありません。

けれども「議事録は、決まったこと・持ち帰りの宿題・次の日程の順に並べて、一文は短く、社名は正式名称で」——この注文を月曜も水曜も金曜も打っているなら、話は別です。同じ文章を三回打った時点で、それはもう「あなたの頭の中にある決まりごと」です。頭の中にあるうちは、毎回打ち直すしかありません。

もうひとつ、地味に効くのが仕上がりのばらつきです。人が毎回打ち直すと、忙しい日は注文が短くなります。すると出来上がりも変わります。書き置きにしておけば、忙しい日でも同じ注文が渡ります。次の写真は、この回でいちばん覚えて帰ってほしい一文です。

スキルとは何か

AIに渡す、やり方の手順書

むずかしく考えなくて大丈夫です。新しく入った人に渡す引き継ぎ書と、中身はほとんど同じものです。

あなたが後輩に仕事を頼むとき、口で全部言い切るのは大変です。だから紙にまとめて「これ見ながらやってみて」と渡します。あの紙を、AIに渡すだけの話です。

スキル＝やり方の手順書

新しく入った人に渡す引き継ぎ書と同じ

中身

作業の手順と、使う書式や見本を
ひとつのフォルダにまとめます。

渡し方

AIの手元に置くだけ。毎回説明を
やり直さなくてよくなります。

向く仕事

社内の書き方の決まり、表計算の
扱い方、いつもの調べ方など。

中身に何を書けばいいか迷ったら、後輩に説明するつもりで、上から順に文章で書いてください。「まず前回の議事録を見る」「次に決まったことだけ抜き出す」「最後に宿題を担当者ごとに並べる」。それだけで手順書になります。特別な書き方の決まりを覚える必要はありません。

つまずきやすいのは、書きすぎることです。全部を完璧に書こうとすると、いつまでも完成しません。最初は五行でかまいません。使ってみて「ここが伝わっていないな」と思った一行を、あとから足していくほうが早く仕上がります。

逆に、やってはいけないのは、あいまいな言葉だけで済ませることです。「いい感じにまとめる」とだけ書いた手順書は、渡しても何も変わりません。「いい感じ」の中身——順番、長さ、使う言葉——を、代わりに書いてください。下の写真は、その中身・渡し方・向く仕事の三つを並べたものです。

使うときだけ開かれる

たくさん置いても、じゃまにならない

1. まず見出しだけを読む
   置いてある手順書の題名と要約だけを、先に見ます。
2. 関係するものだけ、中を開く
   今の仕事に関わると分かったときだけ、中身を全部読みます。
3. 見本は必要になってから
   中に入れた書式や見本は、実際に使う場面まで開かれません。

ここが、多くの人が心配する点です。「手順書を十個も二十個も置いたら、混ざって変な答えが返ってくるのでは」。そうはなりません。棚に並んだ背表紙を眺めて、今日の仕事に関係する一冊だけを引き抜く——その動きに近いからです。

だからこそ、題名と最初の一行がいちばん大事になります。「作業用メモ」という題名では、いつ引き抜けばいいのか分かりません。「議事録を social 用にまとめるとき」のように、どんな場面で使うものかを題名に入れると、必要なときにきちんと開かれます。使われない手順書のほとんどは、中身ではなく題名で失敗しています。

見本をそのまま借りる

ゼロから書かなくていい

公開されている手順書の見本を開いて、書き方をまねる

白紙から書き始めると手が止まります。すでに公開されている見本を開いて、形をまねるのがいちばん早い道です。他人の引き継ぎ書を見てから自分のを書くのと同じで、恥ずかしいことではありません。

見るときのコツは、内容ではなく骨組みだけを写すことです。どこに題名があり、どこから手順が始まり、見本はどのあたりに置かれているか。そこだけ真似て、中身は自分の職場の言葉に入れ替えます。他社の業務内容をそのまま持ってきても、あなたの仕事には合いません。

ほかの四つとの違い

似ているようで、役割が違います

ここからが本題の「使い分け」です。よく混ざるものを四つ、順番に並べます。どれが偉いという話ではなく、置き場所と役目が違うだけです。違いが分かると、迷う時間がなくなります。

その場の頼み方との違い

プロンプト（AIへの頼み方の文章）

その場の頼み方は、一度きりで消えます。手順書は、次の日も残ります。前者は毎回書き直しますが、後者は置いておくだけです。

• これまで（その場の頼み方）：一度きりで消える／毎回、書き直す
• これから（手順書＝スキル）：次の日も残る／置いておくだけ

判断はさきほどの「三回」で足ります。三回打った説明だけ、書き置きに移す。それ以外はその場で頼めばいい。何でもかんでも手順書にすると、置き場が散らかって、かえって探せなくなります。

資料置き場との違い

プロジェクト（資料をまとめて置く場所）

置き場に入れるのは「知っておくこと」、手順書に書くのは「やり方」です。置き場はその仕事の中だけで効きますが、手順書はどの仕事でも呼び出せます。

• これまで（資料置き場）：知っておくこと／その仕事の中だけ
• これから（手順書＝スキル）：やり方／どの仕事でも使える

迷ったら、こう分けてください。商品の一覧、去年の報告書、料金表——これは資料なので置き場へ。報告書のまとめ方、社内で使ってよい言い回し——これはやり方なので手順書へ。片方だけでは動きません。材料だけ渡しても作り方が分からず、作り方だけ渡しても材料がないからです。

別の担当に任せる

サブエージェント（ひと仕事を任せる、別のAI担当）

任せ方

調べ物や見直しをまるごと預けて、
結果だけ受け取ります。

うれしい点

手元の話が散らからず、いくつも
同時に進められます。

手順書との関係

任せた相手も、こちらが置いた
手順書を読んで作業します。

手順書が「紙」なら、こちらは「人手」です。三十件の問い合わせを一件ずつ読んで分類する、といった時間のかかる作業を、丸ごと預けて結果だけ受け取ります。自分の手元には結論だけが返るので、話が長くなって迷子になりません。

注意したいのは、任せる前にやり方を決めておくことです。「よろしく」とだけ言って預けると、返ってきたものが期待とずれます。人に頼むときと同じで、何を、どの形で返してほしいかを一言決めてから渡してください。

任せる相手を持てる場所

Claude Code（文字で打ってAIに作業させる道具）

別の担当に任せるやり方は、この道具のほうで使う

見た目は文字だけの画面で、最初は少し身構えます。ただ、やることは「日本語で頼んで、返事を読む」だけです。覚える言葉はありません。むずかしそうに見えるのは画面の色だけ、と思ってかまいません。

実際に頼んでみる

立ち上げて、その場で一つ頼む

立ち上げたら、短い頼みごとを一つ渡して動きを見る

• 立ち上げて、その場で一つ頼む

最初の一回は、失敗しても困らない小さな用事にしてください。「このフォルダに何が入っているか教えて」くらいで十分です。大事なのは、動くかどうかを自分の目で見ることです。ここで手ごたえがつかめると、あとの話が全部つながります。

外の道具とつなぐ

MCP（AIを社内の道具や資料につなぐ、共通の差し込み口）

つなぐ先

資料の保管場所、連絡の道具、
仕事の管理表など。

うれしい点

毎回こちらで渡さなくても、AIが
自分で探しに行けます。

手順書との関係

つなぐのがMCP、その先での
進め方が手順書です。

差し込み口、というたとえがいちばん近いです。コンセントの形が合えば、どの家電でも挿せます。同じように、決まった形でつないでおけば、保管場所でも連絡の道具でも、AIが自分で見に行けるようになります。

ここだけは、自分でやらなくて構いません。つなぐ作業は設定の仕事なので、社内の詳しい人や、頼んでいる業者に任せてください。あなたの仕事は「何につなぎたいか」を決めることです。

つなぎ方は公開されている

自分たちで考えなくていい

つなぎ方の決まりが出ている場所。頼む担当者に見せる

ありがたいことに、つなぎ方の決まりは公開されています。だから「うちのためにゼロから考えてください」とお願いする必要はありません。公開されている案内の場所を、担当者に見せるだけで話が通ります。相談のとき、これを知っているかどうかで、かかる手間がまるで変わります。

明日からの手順

四つを重ねると、ひとりでに進む

ここまでの話を、実際の順番に並べ直します。ばらばらに覚えるより、この順で積むほうが早いです。

重ねる順番

他社しらべの担当をつくる例

1. 資料を一か所に置く
   調べた記録や過去の報告を、ひとつの置き場にまとめます。
2. 外の道具につなぐ
   保管場所や検索を、その置き場から使えるようにします。
3. 進め方を書いて渡す
   どの順で調べ、どうまとめるかを手順書にして置きます。
4. 任せて、その場で直す
   頼んだあと、注文を一言足して仕上がりを寄せていきます。

四番目の「その場で直す」を飛ばさないでください。一回目の仕上がりは、たいてい八割です。そこで「もっと短く」「この項目を先に」と一言足すと、次から近づきます。この直した一言こそ、手順書に書き足すべき文章です。直しながら、手順書が育っていきます。

やってはいけないのは、四つを一日で全部やろうとすることです。置き場を作るだけで一日、手順書を書くのはその次の日、で十分間に合います。順番を守れば、あとの工程がどんどん楽になります。

まずここを開く

始めるのは設定から

ここから入り、設定の中でスキルを使う状態にしておく

最初の一歩は、書くことでも覚えることでもなく、設定の画面を開いて「手順書を使う」状態にしておくことです。ここが入っていないと、せっかく書いた手順書が呼ばれません。うまく動かないという相談の多くは、ここで止まっています。次の写真が、その入口です。

今日のまとめ

迷ったら、この順で選ぶ

• 一度きりの用は、その場で頼めばいい
• 三回くり返した説明は、手順書にして置く
• 背景の資料は置き場に、やり方は手順書に
• ひと仕事まるごとなら、別の担当に任せる
• 外の道具につなぐのは、つなぎ役の仕事

明日やること

• この一週間で三回以上打った注文を、ひとつ思い出す
• その注文を、後輩に説明するつもりで五行だけ書く
• 設定の画面を開き、手順書を使う状態にしておく
• 小さな用事をひとつ頼んで、仕上がりを見る
• 直したい一言を、その五行に書き足す

最後に

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